Инструкции Numera Docs

Начало работы

Регистрация, вход и первый экран

Регистрация занимает пару минут, пароль не нужен. Вход всегда по коду из письма.

1. Заполните форму

123456

1. 1Рабочая почта. На неё придёт код, потом уведомления о подписях
2. 2Ваше имя. Его увидят контрагенты в письмах
3. 3Название компании или ИП так, как оно должно стоять в документах
4. 4БИН или ИИН для ИП. Проверяем контрольную цифру, поэтому опечатку сервис не пропустит
5. 5Согласие с условиями. Без него код не отправится
6. 6Отправить код на почту

2. Введите код из письма

1

1. 1Шесть цифр из письма. Если письмо не пришло, проверьте спам или запросите код ещё раз

После входа сессия живёт долго: повторно вводить код придётся редко. Выйти на всех устройствах сразу можно кнопкой выхода в левом нижнем углу.

3. Первый экран

1234567

1. 1«С чего начать»: три шага до первой подписи. Блок можно скрыть
2. 2Укажите свой ИИН. Без него не получится подписать документ как сотрудник компании
3. 3Создать документ
4. 4Все документы компании
5. 5Документы, которые ждут именно вашей подписи
6. 6Шаблоны договоров, актов и приказов
7. 7Этот раздел

Создать документ

Из шаблона, своим файлом или с Numa AI

Документ создаётся тремя способами. Выберите вкладку на странице «Новый документ».

Из шаблона

Подходит для типовых договоров. Реквизиты вашей компании подставляются сами, остальное заполняете в полях слева, а справа сразу видно готовый текст.

12345

1. 1Способ создания: из шаблона, своим файлом или с Numa AI
2. 2Поля шаблона. Ваши реквизиты уже заполнены
3. 3Предпросмотр текста. Меняется, пока вы печатаете
4. 4Название документа. Собирается из номера и контрагента, можно поменять
5. 5Создать и сразу перейти к выбору подписантов

Своим файлом

Загрузите PDF, DOCX или TXT до 20 МБ. Если нужно, добавьте приложения: они подписываются вместе с основным файлом одной подписью.

12345

1. 1Перетащите файл сюда или нажмите, чтобы выбрать
2. 2Название, под которым документ будет в списке
3. 3Тип: договор, акт или кадровый документ
4. 4Приложения, если есть
5. 5Загрузить и выбрать подписантов

Третий способ, составить документ с Numa AI, описан в разделе Numa AI.

Отправить на подпись

Ссылка в WhatsApp или Telegram, несколько подписантов, порядок

После создания документа откроется окно отправки. Самый быстрый путь: получить ссылку и переслать её контрагенту в мессенджере.

Быстрая отправка

123456

1. 1Подписываете ли вы сами. «Да»: вы подпишете первым, потом контрагент
2. 2«Подписание» или «Просмотр». Просмотр нужен, чтобы просто отправить документ для ознакомления
3. 3Кому отправляете. Необязательно, но так проще найти документ в списке
4. 4Если указать почту, ссылку отправим письмом сами
5. 5Получить ссылку
6. 6Несколько подписантов, порядок, ИИН и БИН каждой стороны

1234

1. 1Ссылка для контрагента. Показывается один раз, сохраните или сразу отправьте
2. 2Скопировать ссылку
3. 3Открыть WhatsApp с готовым сообщением
4. 4Открыть Telegram с готовым сообщением

Несколько подписантов и порядок

Если сторон больше двух или важна очередь, нажмите «Несколько подписантов и порядок».

1234567

1. 1Сотрудник вашей компании. Подписывает из кабинета
2. 2Внешний подписант: ФИО и организация
3. 3Почта контрагента. Ссылка придёт, когда подойдёт его очередь
4. 4ИИН подписанта. Если указан, подпись примем только от сертификата с этим ИИН
5. 5Поменять очередь стрелками
6. 6Сколько дней действует процесс. После срока он закроется сам
7. 7Отправить. Версия документа фиксируется и больше не меняется

Подписать ЭЦП

NCALayer, ключ НУЦ РК, подпись из кабинета

Подпись ставится вашей ЭЦП НУЦ РК через программу NCALayer. Пароль от ключа вводится только в окне NCALayer: Numera Docs его не видит и не хранит.

Один раз: установите NCALayer

1. Скачайте NCALayer с сайта pki.gov.kz и установите.
2. Запустите его. Значок появится рядом с часами. Перед подписанием NCALayer должен быть запущен.
3. Держите файл ключа под рукой: обычно это папка с файлами AUTH_RSA… и GOST512… на компьютере или флешке.

Подпись

123456

1. 1DOC ID документа. По нему любой может проверить подписи
2. 2Статус документа
3. 3Все варианты скачивания
4. 4Документ, версии, Numa AI и журнал действий
5. 5Масштаб и полноэкранный просмотр
6. 6Подписанты и их статус. Ваша очередь подсвечена

123

1. 1Ваша строка. Кнопка появляется, когда подошла очередь
2. 2Нажмите и выберите в NCALayer файл ключа GOST512, затем введите пароль
3. 3Отклонить с причиной. Отправитель увидит её

Сервер проверяет подпись сразу: цепочку до корня НУЦ РК, срок действия и отзыв сертификата (OCSP). Если всё в порядке, рядом с вашей строкой появится отметка «Подписал(а)» с датой.

Вход и подпись по SMS

Вход по телефону, подпись кодом и чем она отличается от ЭЦП

Если подключены SMS, на страницах входа и регистрации появляется вкладка «По телефону». Код приходит на мобильный номер Казахстана и действует 10 минут. Чтобы входить по телефону в существующий аккаунт, подтвердите номер в профиле.

Как отправить документ на подпись по SMS

1. В окне отправки выберите «Код из SMS» и укажите ФИО и телефон контрагента.
2. Контрагент получит SMS со ссылкой, откроет документ и подтвердит согласие.
3. На номер, который указали вы, придёт код. Контрагент вводит его, и подпись принята.

Когда нужна только ЭЦП

Код подходит для простых договоров и актов между сторонами, которые заранее об этом договорились. Выбирайте ЭЦП для кадровых документов, документов для госорганов, сделок с недвижимостью, корпоративных и налоговых документов, а также когда сумма большая или другая сторона просит ЭЦП.

Что добавить в договор

Лучше всего закрепить договорённость в самом договоре. Если договор подписываете на бумаге или ЭЦП, а допсоглашения и акты планируете подтверждать кодом, добавьте в него такой пункт:

Лимит SMS

Ссылка и код считаются отдельными SMS. Сколько осталось в этом месяце, видно в разделе «Тариф и оплата». Когда лимит закончится, менеджер сможет выдать ссылку сам, а контрагент подпишет ЭЦП.

Допсоглашения и расторжение

Как изменить или расторгнуть подписанный договор

На странице подписанного договора справа есть панель «Договор» с кнопками.

Дополнительное соглашение

Нажмите «Дополнительное соглашение», загрузите файл, выберите шаблон или составьте текст с Numa AI. Стороны договора подставятся сами. Соглашение появится в панели договора. Если вы указали новую абонентскую плату, она заменит прежнюю, когда соглашение подпишут все стороны.

Расторжение

Нажмите «Расторгнуть», укажите причину и дату. Мы соберём соглашение сами, или загрузите свой файл. Договор станет расторгнутым, когда соглашение подпишут все стороны. Если контрагент откажется, договор продолжит действовать, и вы сможете создать новое соглашение.

Уже подписанные документы

Загрузить документ для учёта и поиска

В разделе «Новый документ» откройте вкладку «Уже подписанный». Загрузите файл, укажите номер, дату подписания и контрагента. Документ появится в списке на вкладке «Загружены», его можно найти по названию, номеру и контрагенту. К такому договору тоже можно заключить допсоглашение или расторгнуть его.

Такие документы не тратят лимит новых документов. Numera Docs не проверяет подписи в загруженном файле, поэтому квитанции и страницы проверки для него нет.

Как подписывает контрагент

Без регистрации, по ссылке

Контрагенту не нужен аккаунт. Он открывает ссылку из письма или мессенджера, читает документ и подписывает своей ЭЦП. Так это выглядит у него:

12345

1. 1Кто просит подписать. Если ваш БИН подтверждён подписью ЭЦП, контрагент это увидит
2. 2Документ целиком, с масштабом и полноэкранным режимом
3. 3Отметка «прочитал». Без неё кнопка подписи не активна
4. 4Подписать через NCALayer
5. 5Отклонить с причиной

123

1. 1Подтверждение, что подпись принята
2. 2Когда подпишут все, здесь же можно скачать документ, квитанцию и архив
3. 3DOC ID для проверки подлинности

Вы получите письмо, когда контрагент подпишет или отклонит документ. Подписать с телефона пока нельзя: NCALayer работает только на компьютере.

Просмотр документа

Масштаб и полноэкранный режим

12345

1. 1Уменьшить
2. 2Текущий масштаб. Нажмите, чтобы вернуть 100%
3. 3Увеличить, до 250%
4. 4Подогнать по ширине окна
5. 5Открыть на весь экран

12

1. 1Те же кнопки масштаба
2. 2Вернуться к обычному виду

Горячие клавиши в полноэкранном режиме: + увеличить, − уменьшить, 0 исходный размер, Esc выйти. Масштаб также меняется колёсиком мыши с зажатым Ctrl или жестом щипка на тачпаде.

Скачать документ

PDF с отметками ЭЦП, квитанция, оригинал, архив

Все варианты собраны в кнопке «Скачать» на странице документа.

12345

1. 1PDF с отметками. Для печати и пересылки. Только для документов в PDF
2. 2Квитанция о подписании: кто подписал, когда, каким ключом
3. 3Оригинал в том виде, в каком его загрузили
4. 4Оригинал и все приложения, без подписей
5. 5Архив с подписями для суда, аудита или независимой проверки

Что на отметках

На каждой странице копии PDF внизу слева стоят QR-код и DOC ID, справа DOC ID повторяется вертикально. Для отметок к странице добавляется узкая полоса снизу и справа, поэтому они не закрывают ни текст, ни скан. Лист становится чуть больше A4, при печати выбирайте масштаб «По размеру страницы». PDF-приложения идут в той же копии и тоже получают отметки.

У документа, загруженного уже подписанным, QR ведёт на страницу, где сказано, что подписи на нём сервис не проверял.

123

1. 1QR-код. Открывает страницу проверки этого документа
2. 2DOC ID и статус подписания
3. 3DOC ID на правом поле

Квитанция

1234

1. 1Название, статус, число подписей
2. 2Каждая подпись: ФИО и организация из сертификата, тип ЭЦП, серийный номер, время
3. 3SHA-256 подписанных файлов. По ним можно убедиться, что файл не меняли
4. 4QR-код проверки

Фон квитанции у каждого документа свой: волны, розетка и мелкий текст с DOC ID. Он мешает незаметно подправить распечатку. Надёжная проверка одна: отсканировать QR-код и сравнить данные.

Оригинал при этом не меняется. Подписи относятся к нему, а копия с отметками и квитанция нужны для удобства.

Проверка по DOC ID и QR-коду

Как убедиться, что документ подлинный

Каждому документу присвоен DOC ID: 24 символа, начинается с NDKZ. Код случайный, подобрать чужой невозможно. Любой человек, у которого есть документ, может проверить его на странице проверки без регистрации.

12345

1. 1DOC ID. Откроется сам, если отсканировать QR-код
2. 2Отправитель и его БИН
3. 3Статус подписания
4. 4Кто подписал, от какой организации, тип ЭЦП и время
5. 5Сверить файл: хеш считается в браузере, файл никуда не загружается

Название документа и ИИН на странице проверки не показываются. Тот, у кого есть документ, и так видит название. Тот, у кого его нет, узнает только факт подписания.

Список документов и статусы

Что означает каждый цвет

12345

1. 1Фильтры: все, ждут вашей подписи, на подписании, подписаны, без процесса, отклонены и отменены
2. 2Поиск по названию
3. 3Подписан всеми сторонами
4. 4Ждёт подписи
5. 5Создать документ

Numa AI

Анализ договора и составление документа

Анализ договора

Numa AI читает договор и показывает риски: невыгодные условия, неясные формулировки, сроки, ответственность, недостающие реквизиты. Перед отправкой персональные данные (ИИН, телефоны, счета) заменяются метками, и вы видите, что именно уйдёт в анализ.

12

1. 1Вкладка Numa AI в карточке документа
2. 2Сначала покажем обезличенный текст. Укажите, чью сторону вы занимаете, и запустите анализ

Составить документ

123

1. 1Новый документ → «Составить с Numa AI»
2. 2Опишите своими словами, какой документ нужен и на каких условиях
3. 3Получить черновик. Его можно поправить ещё два раза и сохранить документом

Шаблоны

Свои шаблоны с полями

Кроме готовых шаблонов можно сделать свои. Вставьте текст договора и отметьте места, которые меняются от документа к документу: номер, дату, контрагента, сумму.

123

1. 1Готовые и ваши шаблоны
2. 2Создать документ из шаблона
3. 3Сделать свой шаблон

1234

1. 1Название шаблона
2. 2Тип документа
3. 3Текст. Поля вставляются в него как {{название_поля}}
4. 4Добавить поле: напишите название по-русски, ключ сделаем сами

Команда и роли

Кого приглашать и какие права у ролей

В команду приглашайте только своих сотрудников. Контрагентов добавлять не нужно: они подписывают по ссылке без аккаунта, а в команде увидели бы ваши документы.

12345

1. 1Сотрудники и их роли. Роль можно поменять в любой момент
2. 2Почта сотрудника. Придёт письмо со ссылкой для входа
3. 3Роль определяет, что сотрудник может делать
4. 4ИИН. Нужен, чтобы сотрудник мог подписывать, можно указать позже
5. 5Отправить приглашение

Роль не даёт права подписывать от имени компании. Полномочия подписанта указываются и подтверждаются в каждом процессе.

Тариф и оплата

Пробный период, оплата картой или по счёту

123

1. 1Сколько осталось пробного периода или оплаченного срока
2. 2Лимиты тарифа и сколько уже использовано в этом месяце
3. 3Тарифы. Ниже выбирается срок: 1, 3, 6 или 12 месяцев, и способ оплаты

Оплатить можно картой через Halyk ePay или по счёту на юрлицо. Счёт формируется сразу, оплата по нему зачисляется после поступления денег. Если подписка закончилась, документы остаются доступны для просмотра и скачивания, но новые отправить нельзя.

Журнал действий

Кто что делал с документами

12

1. 1Фильтр по типу события
2. 2Все действия: создание, отправка, подписи, просмотры, скачивания

Журнал нельзя изменить задним числом: каждая запись связана с предыдущей хешем. Журнал отдельного документа есть на его странице во вкладке «Журнал».

API и интеграции

Ключи API и вебхуки для своей системы

12

1. 1Ключи API. Тестовый ключ работает в песочнице без настоящих подписей
2. 2Вебхуки: сообщим вашей системе о подписи, отказе и других событиях

Подробная документация с примерами для разработчиков на странице API. Через API можно отправлять на подпись по SMS, заключать допсоглашения, расторгать договоры и забирать номер договора и абонентскую плату.

Частые вопросы

NCALayer не найден, подпись не принята и другое

Не нашли ответ? Напишите в поддержку: кнопка «Поддержка» в правом нижнем углу. Отвечаем по будням с 9:00 до 18:00 по Астане.