ВойтиРегистрация

ЭДО в Казахстане: законодательство, ЭЦП и как перейти на электронный документооборот

Обновлено 21 октября 2026 г.

Электронный документооборот (ЭДО) означает, что договоры, акты и другие документы составляются, подписываются и хранятся в электронном виде. В Казахстане документ, подписанный ЭЦП НУЦ РК, по закону равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Перейти на ЭДО можно за один день: нужны ЭЦП у подписантов и сервис для обмена документами.

Законодательство об ЭДО и юридическая сила электронного документа

Основной закон: Цифровой кодекс Республики Казахстан от 9 января 2026 года № 255-VIII. Он заменил Закон 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». По статье 49 кодекса электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной, если одновременно:

  • подлинность ЭЦП подтверждена открытым ключом, у которого есть сертификат;
  • подписавший правомерно владеет закрытым ключом;
  • ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате;
  • сертификат выдан аккредитованным в Казахстане удостоверяющим центром либо иностранным центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне.

Отсюда практическое правило: важно не только поставить подпись, но и сохранить доказательства, что все условия выполнялись в момент подписания. Numera Docs проверяет сертификат, его срок и отзыв в момент подписи и сохраняет протокол этой проверки вместе с документом.

Какая ЭЦП нужна

В Казахстане используется ЭЦП Национального удостоверяющего центра (НУЦ РК). Её бесплатно получают физические лица и сотрудники организаций на сайте pki.gov.kz или в ЦОН. Для организации ключ выпускается на конкретного сотрудника с указанием БИН и его роли: первый руководитель, лицо с правом подписи, сотрудник.

Подписывают документы в браузере через программу NCALayer. Как её установить и какой файл ключа выбрать, описано в инструкции по NCALayer.

Какие документы можно подписывать электронно

ДокументКомментарий
Договоры поставки, услуг, аренды, подрядаПисьменная форма сделки соблюдена, если договор подписан ЭЦП сторон
Акты выполненных работ, акты сверки, дополнительные соглашенияПодписываются так же, как договор
Счета, письма, протоколы, доверенностиУдобно хранить вместе с договором
Кадровые документыМногие допускают электронную форму. Требования к конкретному документу уточните у юриста

Есть сделки, для которых закон требует нотариального удостоверения или государственной регистрации. Для них одной ЭЦП сторон недостаточно.

Как перейти на ЭДО за один день

  1. Получите ЭЦП для тех, кто подписывает документы: директора, бухгалтера, кадровика.
  2. Установите NCALayer на их компьютеры.
  3. Зарегистрируйте компанию в сервисе ЭДО. В Numera Docs это занимает пару минут, вход по коду на почту.
  4. Загрузите шаблоны типовых договоров или пользуйтесь готовыми.
  5. Отправьте первый договор контрагенту по ссылке. Ему не нужно подключаться к тому же сервису: он подписывает своей ЭЦП в браузере.
  6. Договоритесь об ЭДО с постоянными партнёрами и добавьте в договоры пункт о признании электронных документов.

Сервис ЭДО для ИП

ИП подписывает документы своей личной ЭЦП или ЭЦП индивидуального предпринимателя. Отдельная система с сервером не нужна: достаточно онлайн-сервиса. В Numera Docs для ИП подходит тариф Start за 5 000 ₸ в месяц: один пользователь, 20 документов в месяц, контрагенты подписывают бесплатно. Первые 7 дней бесплатно.

Хранение электронных документов и споры

Электронный документ хранят вместе с подписями, сертификатами и сведениями о проверке. Если возникнет спор, это доказывает, кто подписал документ, когда и что после подписи его не меняли.

В Numera Docs для этого есть архив с подписями: оригинал, подписи в формате CMS, сертификаты, протокол проверки отзыва и скрипт, который проверяет всё стандартным OpenSSL. Архив проверяется без нашего участия, даже если сервис будет недоступен. Для бухгалтерии и пересылки есть PDF с QR-кодом проверки на каждой странице.

Частые вопросы

Имеет ли электронный договор юридическую силу в Казахстане?

Да. По статьям 49 и 62 Цифрового кодекса РК документ, подписанный ЭЦП лицом с полномочиями, равнозначен документу на бумаге с собственноручной подписью, если подлинность ЭЦП подтверждена сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и подписавший использует её в соответствии с данными сертификата.

Какая ЭЦП нужна?

ЭЦП Национального удостоверяющего центра РК (НУЦ РК). Её бесплатно выдают физическим лицам и сотрудникам организаций через pki.gov.kz или ЦОН.

Нужно ли контрагенту подключаться к тому же сервису ЭДО?

В Numera Docs не нужно. Контрагент получает ссылку и подписывает своей ЭЦП в браузере без регистрации и оплаты.

Как хранить электронные документы?

Вместе с подписями и сертификатами. Numera Docs хранит документ, подписи CMS и протокол проверки и даёт скачать их архивом, который проверяется без сервиса.

Какой сервис ЭДО выбрать для ИП?

Для ИП с небольшим потоком документов достаточно тарифа Start в Numera Docs за 5 000 ₸ в месяц: один пользователь, 20 документов, контрагенты подписывают бесплатно.

Можно ли перевести кадровые документы в электронный вид?

Многие кадровые документы допускают электронную форму с ЭЦП. Требования к конкретному документу лучше уточнить у юриста или в Трудовом кодексе РК.

Ещё по теме